Produkcja eventów firmowych: gal, jubileuszy, konferencji i ważnych wydarzeń biznesowych
Gala, jubileusz firmy, otwarcie nowej siedziby czy prezentacja marki to wydarzenia, które reprezentują firmę przed pracownikami, klientami i partnerami. Ich przygotowanie wymaga przemyślanej koncepcji, dobrego programu i sprawnej koordynacji wielu elementów.
Agencja Elite Music jest partnerem firm przy organizacji i produkcji takich wydarzeń. Pomagamy przełożyć cel spotkania na scenariusz, dobieramy program i artystów, koordynujemy realizację oraz dbamy o to, by poszczególne elementy tworzyły spójną całość.
Organizujemy eventy firmowe o różnym charakterze: uroczyste gale i bankiety, jubileusze, konferencje, otwarcia obiektów, prezentacje samochodów i marek, wydarzenia w galeriach handlowych oraz eventy tematyczne.
Program dopasowany do okazji
W przypadku gali lub bankietu ważna jest równowaga między częścią oficjalną a artystyczną. Wystąpienia, wręczenie nagród, posiłki i występy powinny układać się w przemyślany program, który nie straci dynamiki. Pomagamy zaplanować kolejność i tempo wydarzenia, dobrać prowadzącego, oprawę muzyczną oraz atrakcje odpowiednie do jego charakteru.
Jubileusz firmy daje możliwość podkreślenia jej historii i osiągnięć. Scenariusz może uwzględniać przemówienia, wspomnienia, prezentację ważnych momentów oraz część artystyczną dla pracowników, klientów i partnerów.
Przy otwarciu obiektu lub prezentacji marki istotne jest, by uwagę gości skierować na to, co firma chce pokazać. Uroczyste otwarcie, prezentacja samochodu lub produktu mogą łączyć prowadzenie wydarzenia, oprawę światłem i muzyką, występ artystyczny oraz dodatki ujęte w jednym przemyślanym programie.
Szczególnie duże doświadczenie mamy w przygotowywaniu gal, bankietów, jubileuszy i wydarzeń tematycznych. Zrealizowaliśmy wiele wydarzeń tego rodzaju i wypracowaliśmy rozwiązania, które sprawdzają się w praktyce – w planowaniu programu, oprawy artystycznej i przebiegu wieczoru. Każdy scenariusz dopasowujemy do okazji, miejsca, uczestników i założeń organizatora.
Aktualne realizacje – Instagram:
Artyści i atrakcje, które wzmacniają charakter wydarzenia
Dobór artystów i atrakcji wynika z koncepcji wydarzenia. W ramach agencji Elite Music współpracujemy z doświadczonymi muzykami, artystami estradowymi, zespołami, DJ-ami i wykonawcami programów artystycznych. W ofercie znajdują się również pokazy i autorskie programy tematyczne.
Ważne jest nie tylko to, kto wystąpi, ale też jak występ wpisze się w przebieg wydarzenia. Dlatego przy doborze programu uwzględniamy jego charakter, profil gości, plan wieczoru i wymagania wykonawców. Agencja Elite Music to partner, któremu możesz zaufać – prowadzimy management artystów i utrzymuje bezpośrednie kontakty z wykonawcami.
Produkcja wydarzenia od koncepcji po realizację
Przygotowanie eventu obejmuje wiele powiązanych ze sobą zadań. W zależności od projektu możemy zająć się opracowaniem koncepcji i scenariusza, wyborem miejsca, programem artystycznym, oprawą muzyczną, personelem oraz koordynacją realizacji.
Ważnym elementem jest również przygotowanie techniczne. Dysponuje własnym zapleczem obejmującym nagłośnienie, oświetlenie i konstrukcje sceniczne. Pozwala ono przygotować oprawę wydarzenia oraz koordynować wymagania techniczne występujących artystów, w tym realizację ich riderów. Przy większych produkcjach zakres może być uzupełniany we współpracy z firmami partnerskimi.
Zakres współpracy ustalamy do potrzeb projektu. Możemy odpowiadać za całą produkcję lub dołączyć do wybranych etapów, jeśli część organizacji jest już po stronie klienta.
Przygotowanie i produkcja eventu firmowego może obejmować:
- opracowanie koncepcji wydarzenia dopasowanej do okazji, celu i uczestników,
- rekomendację i wyszukanie miejsca oraz wizję lokalną, by ocenić jego możliwości organizacyjne i techniczne,
- przygotowanie scenariusza i harmonogramu, z uwzględnieniem części oficjalnej, artystycznej i rozrywkowej,
- dobór oraz koordynację artystów, gwiazd estrady, zespołów, konferansjerów i atrakcji artystycznych,
- przygotowanie programu tematycznego lub oprawy jubileuszu, gali czy bankietu,
- uzgodnienie wymagań technicznych wykonawców, w tym realizację ich riderów,
- przygotowanie oprawy technicznej wydarzenia — nagłośnienia, oświetlenia, konstrukcji scenicznych i multimediów,
- koordynację personelu oraz przebiegu wydarzenia na miejscu, w tym pracę event managera,
- organizację dodatkowych elementów potrzebnych przy danej realizacji, takich jak catering, obsługa barmańska, wyposażenie bankietowe czy namioty.
Zakres ustalamy do potrzeb wydarzenia – od koncepcji i programu po koordynację i realziację. Działamy tak, aby odciążyć klientów od wszelkich spraw natury technicznej i dbamy o odpowiedni przebieg wydarzenia.
Doświadczenie i realizacje
Elite Music działa w branży eventowej nieprzerwanie od 2008 roku. Realizujemy wydarzenia na terenie całej Polski. Portfolio obejmuje między innymi gale, bankiety, jubileusze, eventy tematyczne, konferencje i imprezy plenerowe.
Zobacz realizacje Elite Music i sprawdź przykłady wydarzeń przygotowanych dla firm. Koniecznie zajrzyj na nasze media społecznościowe ( Instagram Elite Music, Facebook Elite Music), gdzie na bieżąco prezentujemy aktualne realizacje.
Nie jesteśmy kolejną agencją eventową a bezpośrednim wykonawcą eventów z własną bazą sprawdzonych artystów, muzyków. Ponadto dysponujemy własnym zapleczem technicznym: nagłośnieniem, oświetleniem, konstrukcjami scenicznymi i multimediami. Pozwala nam to przygotować oprawę dopasowaną do miejsca, programu i skali wydarzenia, a także realizować wymagania techniczne artystów – od gwiazd estrady po zespoły i kabarety. Dźwiękiem, światłem i obrazem podkreślamy kluczowe momenty eventu.
Sprawdź eventy firmowe, które mieliśmy okazję obsługiwać i organizować – galeria zdjęć:
Opinie klientów:
Event na przykładzie – zobacz jedną z realizacji – demo video:
FAQ. Najczęstsze pytania o eventy firmowe
To kluczowe pytanie, ale bez poznania szczegółów wydarzenia nie możemy udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Na koszt wpływają między innymi rodzaj i skala eventu, miejsce, liczba gości, program, udział artystów oraz zakres produkcji. Gdy poznamy założenia, przygotujemy propozycję i wycenę dopasowane do projektu. Zapraszamy do złożenia zapytania – postaramy się oszacować koszt możliwie sprawnie.
Najlepiej skontaktować się z nami, gdy znany jest już przybliżony termin. Wcześniej możemy sprawdzić dostępność obiektu i artystów oraz uwzględnić ich wymagania przy planowaniu programu. Jeśli do wydarzenia zostało niewiele czasu, również warto zapytać o możliwe rozwiązania.
Tak. Po rozmowie o celu wydarzenia, uczestnikach i założeniach przygotujemy wstępną propozycję obejmującą poszczególne usługi i przedstawiamy koncepcję wydarzenia. Dzięki temu łatwiej pokazać zarządowi, co obejmuje plan i z czego wynika jego koszt.
Tak. Możemy włączyć się także wtedy, gdy część przygotowań jest już za Tobą. Zapoznamy się z dotychczasowymi ustaleniami i wspólnie określimy, które zadania przejmiemy lub skoordynujemy. Stawiamy na partnerską współpracę: Ty najlepiej znasz swoją firmę, jej ludzi i cele, a my wnosimy doświadczenie w organizacji wydarzeń.
Tak. Na początek wystarczy, że opowiesz nam o okazji, celu wydarzenia i gościach. Jeśli znasz już miejsce, termin lub przewidywaną liczbę uczestników, te informacje również pomogą nam nakreślić możliwe rozwiązania.
Przede wszystkim trzeba poznać obiekt. Wizja lokalna pozwala ocenić obiekt w kontekście planowanego wydarzenia. Sprawdzamy między innymi układ sali, możliwości sceniczne i techniczne, logistykę montażu oraz komfort gości.
Regularnie realizujemy wydarzenia w hotelach i obiektach w różnych częściach Polski, dlatego sporą część miejsc znamy już z wcześniejszych realizacji. Często dysponujemy też planami sal i wiedzą o ich praktycznych możliwościach. Pozwala nam to uwzględnić zarówno atuty obiektu, jak i jego ograniczenia, a następnie dopasować do nich koncepcję wydarzenia.
Na tym etapie nie musisz mieć gotowego scenariusza ani w 100% wiedzieć czego potrzebujesz. Pomogą nam podstawowe informacje: okazja, przybliżony termin, liczba gości, miasto lub wybrane miejsce oraz to, jaki charakter ma mieć wydarzenie. Ważne jest też omówienie tego, jak wyglądały wcześniejsze eventy w Wasze firmie. Co zagrało, a co chcielibyście poprawić – to pomaga lepiej poznać Wasze potrzeby. Pozostałe założenia wspólnie doprecyzujemy.
Jubileusz firmowy to ważna okazja, a jego oprawa powinna pasować do historii i charakteru firmy. Zrealizowaliśmy wiele jubileuszy i wypracowaliśmy rozwiązania, które dobrze sprawdzają się przy takich wydarzeniach. Które z nich będą odpowiednie dla Twojej firmy? Napisz do nas – porozmawiajmy o planowanym jubileuszu i dobierzmy atrakcje dopasowane do tej okazji.
Sam metraż nie przesądza o tym, czy sala sprawdzi się podczas wydarzenia. Sprawdzamy, czy goście będą dobrze widzieć scenę, jak można ustawić stoły, czy serwis bankietowy będzie mógł sprawnie działać oraz jakie są możliwości techniczne i montażowe obiektu. Podczas wizji lokalnej oceniamy te warunki w odniesieniu do liczby gości i planowanego programu.
Bierzemy pod uwagę charakter wydarzenia, profil gości, miejsce i rolę występu w programie oraz to co dotychczas przerabialiście. Sprawdzamy również dostępność artysty oraz jego wymagania techniczne, a następnie przedstawiamy propozycje pasujące do założeń wieczoru.
To dwa zestawy wymagań wykonawcy, które należy uwzględnić przy przygotowaniu występu.
Rider techniczny opisuje warunki potrzebne do realizacji występu, takie jak scena, nagłośnienie, oświetlenie, ewentualny backline (wszelkie instrumenty) i pozostały sprzęt, ustawienie sceny .
Hospitality rider dotyczy organizacji pobytu artysty i jego ekipy. Może obejmować garderobę, catering, napoje, parking, transport lokalny lub nocleg. Dokładne wymagania zależą od wykonawcy.
Przy planowaniu budżetu trzeba uwzględnić nie tylko gażę artysty, lecz także koszty wynikające z obu riderów. Całkowity koszt występu mogą więc tworzyć: gaża, dojazd lub transport, realizacja wymagań technicznych, noclegi, catering i pozostałe uzgodnione potrzeby artysty oraz ekipy realizacyjnej. Sposób rozliczenia zależy od warunków oferty i umowy.
Dlatego organizując występ muzyczny czy artystyczny na evencie, organizator musi mieć na uwadze te aspekty.
Zwykle już podczas ustalania warunków z obiektem uzgadniamy w umowie dopuszczalny procent zmiany liczby uczestników. Taki zapis pomaga zabezpieczyć organizatora, jeśli ostateczna frekwencja różni się od początkowych założeń.
Gdy liczba gości się zmienia, sprawdzamy, jak wpłynie to na układ sali, harmonogram, zamówione usługi i ustalenia z wykonawcami. Następnie omawiamy dostępne rozwiązania i wspólnie ustalamy dalsze działania.
Z doświadczenia wiemy, że rzeczywisty przebieg eventu może różnić się od planu. Dlatego w harmonogramie warto zostawić margines na przejścia i ewentualne opóźnienia, zamiast wypełniać program co do minuty. Przed wydarzeniem potwierdzamy też z cateringiem gotowość i planowany czas wydawania posiłków – opóźnienie serwisu może przesunąć kolejne punkty programu.
W dniu eventu wystąpienia, posiłki i atrakcje mogą potrwać dłużej niż zakładano; rzadziej kończą się wcześniej. Event manager monitoruje przebieg realizacji i w miarę możliwości dostosowuje harmonogram, uzgadniając istotne zmiany z organizatorem. Dzięki temu łatwiej zachować płynność wydarzenia.
Sprawdź także:
